Ekonomisystem med leverantörsfakturaskanning

Inom livsmedelskoncernen Talios Invest AB finns de helägda bolagen AB Tage Lindblom, som är ett försäljnings- och agenturföretag inom kolonialvaror, ost och mejeri samt Ostspecialisten AB som är en flexibel partner för dagligvaruhandeln inom ost. Tillsammans når man en årlig omsättning på omkring 500 Mkr. Christina Danielsson är ekonomichef för Talios Invest AB och har huvudansvaret för hela koncernens ekonomi och redovisning.

Vi använder oss av Digrad Business för både kund- och leverantörsreskontran samt redovisningen för företagen som ingår i koncernen. Jag ser stora fördelar med att ha samtliga våra affärsprocesser för exempelvis inköp, försäljning och lager integrerade med ekonomi och redovisning i ett enda system. Allt som görs till exempel då en leverantörsfaktura eller kundinbetalning registreras uppdaterar per automatik huvudbok och reskontra. Transaktioner in och ut från våra olika lager bokförs när vi skapar lagerjournaler, säger Christina.

För skanning av leverantörsfakturor samarbetar Digrad med Bankgirot som är ledande aktör inom elektronisk fakturahantering. Leverantörsfakturor ställda till AB Tage Lindblom skickas numera direkt till Bankgirot där pappersfakturorna omvandlas till elektroniska fakturor, därefter överförs de i elektronisk form automatiskt till affärssystemet. Tack vare att vissa fält på fakturan tolkas maskinellt är uppgifter som t ex fakturadatum, referensnummer och fakturabelopp per automatik redan förifyllda när Tage Lindblom tar över och slutför handläggningen. Även fakturautställaren matchas mot godkända leverantörer i leverantörsregistret vilket är bra ur säkerhetssynpunkt. Fakturor från ej godkända leverantörer hamnar på en åtgärdslista för manuell handläggning.

Nu slipper jag jaga rätt på pappersfakturor som kommit på villovägar

När jag kommer till jobbet på morgonen så finns de fakturor som under natten lästs in hos Bankgirot redan i affärssystemet och är redo för kontering och vidare attestering av berörd personal. Jag slipper numera jaga rätt på pappersfakturor som kommit på villovägar utan kan med ett fåtal klick i affärssystemet söka fram och granska en faktura som inkommit alldeles nyligen eller för ett år sedan, säger Christina.

Koncernens olika företag finns utspridda på flera platser i Sverige och fakturahantering sker både från kontor i Linköping och i Stockholm. Eftersom Digrad Business är internetbaserat där all lagring sker på en central server finns all information ständigt tillgänglig oavsett var någonstans en användare befinner sig.

Skulle det finnas något oklart med en leverantörsfaktura kan vi enkelt ta fram fakturabilden på datorn från våra respektive kontor och gemensamt gå igenom vad problemet skulle vara. Att vi numera hanterar alla våra leverantörsfakturor digitalt underlättar också exempelvis vid attest. Vi har satt upp attestregler som utifrån fakturautställare bestämmer vem eller vilka personer inom vår organisation som ska attestera. Jag kan närsomhelst ta fram en faktura ur systemet och se var den för tillfället befinner sig i attestflödet, var den tidigare varit och om det eventuellt lagts några kommentarer rörande fakturan. Sammantaget gör alla dessa funktioner att jag får en helt annan överblick över inkommande fakturor och handläggningen av dessa än vad som varit möjlig om vi fortfarande hade hanterat pappersfakturorna själva, berättar Christina.

Attestering av fakturor kan ske på flera olika typer av enheter, dels direkt i affärssystemet via en dator men möjligheter finns även att attestera på en mobil enhet som exempelvis en så kallad smartphone eller på en läsplatta som en iPad. Man är inte längre beroende av att fysiskt befinna sig på kontoret för att kunna genomföra fakturaattest vilket ökar förutsättningarna för att betalning kan ske i tid.

Bättre översikt över hela koncernens ekonomi på daglig basis

Något jag även uppskattar och använder flitigt är möjligheterna att ta fram skräddarsydda rapporter i systemet som vänder och vrider på data och presenterar den på det sätt jag själv bestämmer. Det ger mig en bättre översikt över hela koncernens ekonomi på daglig basis och hjälper mig exempelvis att ha kontroll över likviditeten, genomföra kontroll av transaktioner i samband med bokslut eller se över täckningsbidraget ner på fakturaradnivå, avslutar Christina.