Digrad Mobile, del två - orderregistrering och leverans
Det här är den andra delen i vår serie som beskriver hur vår mobila säljstödslösning Digrad Mobile ser ut och fungerar. Den första artikeln avslutades med att vi valt ut en kontakt att besöka. Nu har turen kommit till att lägga in en ny försäljningsorder.
Orderflödet inleds med att man efter att ha valt kund väljer att skapa en ny order. I vyn som då visas listas de artiklar som finns på kundens sortiment och som denne har möjlighet att beställa. Artiklarna är grupperade utifrån hur man valt att kategorisera sina artiklar. Genom att klicka på en kategorirubrik så blir de artiklar som tillhör kategorin synliga och säljaren kan därefter ange hur många av respektive artikel som kunden önskar beställa.
Ordervyn i Digrad Mobile
Kunden önskar beställa fem kartonger av demoprodukt 1. Observera den kommentar kring ordern som säljaren noterat.
Längst ner i gränssnittet presenteras en summering av totalt antal artiklar beställda tillsammans med totalbelopp. Genom att klicka på en orderrad har säljaren möjlighet att till exempel ändra försäljningsenhet eller ge kunden en viss procentuell rabatt eller en rabatt i kronor. De eventuella ändringar i antal och pris som görs påverkar givetvis summeringen längst ner.
Mer detaljerad information kring en viss orderrad
Möjlighet för säljaren att ändra antal och enhet, ge kunden en viss rabatt i procent eller i kronor eller lägga en kommentar som hör specifikt till just denna orderrad.
Ordern existerar än så länge enbart i den mobila enheten. När säljaren väljer knappen [Spara] så under förutsättning att tillgång till Internet finns så synkas ordern per automatik till affärssystemet och är möjlig att söka fram där. Hela försäljningsflödet är dock möjligt att genomföra även i offlineläge och då ligger de order som registrerats men som ännu ej synkats till affärssystemet sparade på den mobila enheten. Så fort denna får åtkomst till nätet så sker synkningen av order per automatik. En synkning av data rörande order mellan handenhet och affärssystem tar vanligtvis endast ett fåtal sekunder att genomföra.
I standarduppsättningen sker både ordermottagning och leverans vid samma tillfälle och säljaren använder informationen i handenheten kring vad som är beställt som ett slags plocklista och sammanställer utifrån detta underlag ordern och gör den klar för leverans. När leveransen överlämnas från säljare till kund finns möjlighet att upprätta olika former av kontrollpunkter (som återrapportering av eventuell spårningsinformation, skick eller temperatur på de artiklar som levereras). En viss kontrollpunkt kan styras att vara antingen obligatorisk eller valfri att fylla i. Säljaren räcker därefter över handenheten till kontaktpersonen i butiken som signerar för leveransen.
"Vy" som visar sammanfattning av aktuell order
Säljaren använder ovanstående vy som ett slags plocklista då denne sammanställer ordern för leverans. Möjlighet att korrigera kvantiteter finns om detta skulle vara nödvändigt. Via [Signera]-knappen överst till höger kan kunden därefter direkt i handenheten signera för leveransen.
När signeringen är avklarad så är ur säljarens synvinkel hanteringen av ordern klar. Säljaren kan lämna butiken och ta sikte mot nästa inplanerade besök.
I och med orderns avslutande i handenheten sker även systemmässigt ett antal händelser. Dels sker ett lageruttag av den kvantitet som återrapporterats som levererat på ordern från det lager som säljaren är knuten till. Per automatik skickas även en följesedel ut via e-post till kunden. Både eventuella ifyllda kontrollpunkter samt kundens signatur kan tas med och skrivas ut på följesedeln.
Följesedel från Digrad Business
Följesedeln skickas per automatik ut till den e-postadress man i Digrad Business har ställt in som kundens önskade "följesedelsadress". Den signatur som kunden gjorde i handenheten klipps in som en bild på följesedeln.
Vi har nu beskrivit hur ett typiskt säljbesök där order vid ett och samma tillfälle både registreras och levereras hanteras i Digrad Mobile. Den order som registrerades i den mobila enheten har synkats tillbaka och finns sökbar i huvudprogrammet Digrad Business. Alla detaljer kring ordern, som vilken tid den påbörjades och slutfördes och av vilken säljare, vad som beställts och levererats samt eventuella rabatter eller kommentarer som säljaren registrerat lagras och finns redo att plocka fram från affärssystemet.
I den tredje och avslutande delen i vår artikelserie beskriver vi hur ordern administreras vidare på kontoret och exempelvis går vidare till fakturering. Vi visar även exempel på hur man kan följa upp säljarnas aktiviteter och försäljningsstatistik både direkt i gränssnittet i Digrad Business alternativt i specialanpassade rapporter som visar till exempel säljarnas hittills intjänade provision eller hur säljarna ligger till i förhållande till sin säljbudget.